Effectief virtueel communiceren

0

De evoluties op technologisch vlak hebben het mogelijk gemaakt om grenzen op vlak van tijd en plaats te doorbreken. Er wordt meer en meer gewerkt binnen virtuele teams, waarbij teamleden samenwerken vanuit verschillende locaties, al dan niet over verschillende landen of tijdszones heen. De meeste organisaties worden vandaag dan ook geconfronteerd met een of andere vorm van virtuele communicatie.
 

Is virtuele communicatie echter net zo goed als face-to-face communicatie?

Onderzoek wijst uit dat face-to-face communicatie op verschillende vlakken voordelen biedt (Purvanova & Bono, 2009). Zo vergemakkelijkt face-to-face communicatie de overdracht van kennis, gezien ze rijker is aan nonverbale (visuele) en paraverbale (intonatie, stemhoogte, …) cues. Face-to-face communicatie creëert bovendien ook vertrouwen; het draagt bij aan een gevoel van sociale aanwezigheid en betrokkenheid bij het gesprek. Dit zorgt ervoor dat teamleden elkaars achtergrond, vaardigheden, voorkeuren en ervaringen sneller leren kennen. Virtuele teamleden maken daarentegen sneller vooronderstellingen over de intenties van anderen bijvoorbeeld bij het uitblijven van een reactie op e-mails, of soms wordt de geschreven taal ook verkeerd geïnterpreteerd. Dergelijke problemen kunnen bovendien uitvergroot worden in virtuele teams waarbij de teamleden een verschillende culturele achtergrond hebben.
 

Hoe maak je dan van virtuele communicatie een succes?

De onderzoekers van Cornell University, formuleerden op basis van hun studie enkele strategieën om van virtuele communicatie een succes te maken (Heller et al., 2010):

  1. Bepaal een aantal spelregels wat betreft communicatie. Deze regels betreffen de frequentie van communicatie, de mate van feedback, het gebruik van technologie en de toegankelijkheid van kennis. Voorspelbare en regelmatige contacten tussen teamleden leiden tot meer vertrouwen binnen een team. Het is belangrijk om deze spelregels vanaf de eerste dag te bepalen.
  2. Leg regelmatige meetings vast. Bepaal tijdstippen voor regelmatige teammeetings en individuele bereikbaarheid via telefoon of mail. Op die manier voelt niemand zich uitgesloten van het team.
  3.  Creëer een gedeelde database. Teamleden moeten toegang hebben tot een gemeenschappelijke database om kennis en informatie te bewaren en te delen met elkaar
  4.  Ontmoet elkaar face-to-face indien mogelijk. Leg - liefst zo snel mogelijk - een fysieke ontmoeting vast tussen de teamleden. Dit helpt om onderling vertrouwen  op te bouwen en bevordert een betere band tussen teamleden. Gezien deze face-to-face meetings enkel dienen om een band op te bouwen en niet om aan concrete projecten of taken te werken, moeten deze ontmoetingen focussen op teambuilding, het opzetten van spelregels voor efficiënt teamwerk, het oplossen van conflicten en het gebruik van de technologie.
  5. Bepaal duidelijke doelen. Het is belangrijk dat leidinggevenden van virtuele teams een grote nadruk leggen op een duidelijke visie voor het team, zodat teamleden weten welke richting ze uitgaan. De virtuele teamleden moeten ernaar streven om een ‘systeemperspectief’ te adopteren om zo te begrijpen hoe hun rol samengaat met de rest van de organisatie.
  6. Organiseer training. Teamleden uit virtuele teams worden best getraind om de vereiste software en technologie te gebruiken, om te werken in een virtuele omgeving en te leren omgaan met culturele verschillen.
  7. Erken de verscheidenheid aan behoeften. Virtuele leidinggevenden moeten erkennen dat de manier van communicatie vaak afhankelijk is van de aard van de uit te voeren taak. Face-to-face communicatie kan soms meer effectief zijn dan virtuele communicatie voor bepaalde taken en vice versa.

Teamleden en leidinggevenden in virtuele settings ervaren een aantal fundamentele uitdagingen. Gezien fysiek contact ontbreekt bij virtuele communicatie, wordt van leidinggevenden verwacht dat ze nieuwe communicatievaardigheden ontwikkelen om zo sociale activiteiten en het gevoel van samenhorigheid te bevorderen en op die manier de inclusie van alle teamleden te promoten. De grootste uitdaging voor leidinggevenden situeert zich op vlak van het inspireren en motiveren van teamleden tot wederzijdse, actieve en continue communicatie, wat de teamcohesie en motivatie, het vertrouwen en ook de teamprestaties positief beïnvloedt (Lilian, 2014).

 

Dr. Emmy Defever
Vlerick Business School

 

Referenties:

Heller, R., Laurito, A., Johnson, K., Martin, M., Fitzpatrick, R., & Sundin, K. (2010). Global teams. Trends challenges and solutions. Cornell University. Download here.

Lilian, S. C. (2014). Virtual teams: opportunities and challenges for e-leaders. Social and Behavioral Sciences, 110, 1251-1261.

Purvanova, R. K., & Bono, J. E. (2009). Transformational leadership in context: Face-to-face and virtual teams. The Leadership Quarterly, 20, 343-357.